Todos nós já participamos de reuniões ruins. A dura realidade é que promover uma reunião bem-sucedida não é tão simples quanto marcar um horário na agenda. Nossa série Meeting Heroes convida você a entender como evitar que a próxima reunião atrapalhe seu dia de trabalho. Assim, você nunca mais ouvirá a frase “Esta reunião poderia ter sido um e-mail”. A colaboração é fundamental para realizar suas tarefas no espaço de trabalho. Reunir-se com outras pessoas, compartilhar ideias, fazer brainstorming, conquistar adesão e alinhar uma estratégia de execução é fundamental para impulsionar seus negócios. A colaboração começa durante uma conversa tranquila com outra pessoa até chegar à geração de ideias como equipe ou em videoconferência com colegas do mundo todo. Na maioria dos escritórios, essas atividades ocorrem em salas de reunião. No entanto, os melhores espaços para colaboração envolvem muito mais do que quatro paredes, uma mesa e algumas cadeiras. Como o trabalho em conjunto é fundamental e ocorre das mais variadas formas, as salas de reunião precisam ser diversificadas e, ao mesmo tempo, capazes de inspirar os funcionários a dar o melhor de si no trabalho. Espaços de trabalho flexíveis, onde os funcionários tenham a liberdade para trabalhar de acordo com suas necessidades de conforto, são essenciais para manter os níveis de produtividade altos, além de atrair e reter os melhores talentos. É por isso que escritórios devem ter uma variedade de espaços para reuniões com diferentes tamanhos e amenidades. Os designers devem tomar cuidado para não sobrecarregar um espaço, por exemplo, com salas pequenas para três pessoas ou grandes para dez. O espaço de trabalho ideal oferece equilíbrio entre ambas. Confira como a WeWork cria salas de reunião que promovem colaboração e produtividade. Salas de reunião de diferentes tamanhos para diferentes necessidades Como equipes realizam uma variedade de atividades em salas de reunião, desde encontros em grupo até conversas individuais, o espaço ideal para um tipo de reunião não necessariamente funciona para outros. Oferecendo salas de vários tamanhos, com equipamentos diferentes, é possível atender a todas essas possibilidades. Em algumas reuniões, funcionários de todos os departamentos e níveis devem estar presentes. Nestes casos, uma sala grande é necessária. Esta sala de diretoria da WeWork EBA Center em Xangai, na China, pode acomodar mais de 12 pessoas e possui tecnologia de videoconferência, para que membros da equipe possam participar remotamente. Por outro lado, você talvez prefira um espaço mais intimista de vez em quando. Esta sala na WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888 em Monterrey, no México, é perfeita para pequenos grupos. Bancos coloridos e uma mesa alta criam a sensação de uma sala de reunião diferente do tradicional. Para reuniões no formato de palestras ou apresentações, um espaço em estilo sala de aula pode ser perfeito. Neste caso, a WeWork oferece várias salas como esta na WeWork Reforma 26, na Cidade do México, México, equipada com um projetor. Uma sala de reunião funcional deve ser equipada com ferramentas que facilitem a colaboração ao máximo. Essas ferramentas podem ser analógicas, como marcadores e lousa para esboçar ideias, ou digitais, como software de videoconferência para a sala ou tecnologias que facilitem o agendamento da sala. Com equipes cada vez mais distribuídas por diversos locais, recursos de videoconferência tornam-se importantíssimos para reuniões. É por isso que muitas salas de reunião da WeWork são equipadas com telas e tecnologia de videoconferência, disponíveis para uso, como esta na Salesforce Tower em São Francisco . For brainstorming sessions, a whiteboard can be sufficient for your team to jot down notes and make connections. Many WeWork conference rooms, such as this one in WeWork 1 Belvedere Dr in Mill Valley, California, come with these mounted on the wall, with markers handy. Sessões de brainstorming ou apresentações podem acontecer tanto em ambientes pequenos e intimistas como em espaços amplos. Para acomodar um grupo maior, um espaço de frente para uma lousa com uma mesa grande ou várias mesas dispostas em estilo sala de aula, como neste exemplo na WeWork Cervantes na Cidade do México, México, atende às necessidades de times maiores. Salas de reunião sem mesas Nem todas as atividades colaborativas exigem uma mesa. Às vezes, um espaço tranquilo para um bate-papo privativo e descontraído é muito mais frutífero para o trabalho em equipe. Como benefício extra, espaços confortáveis como salas de estar para funcionários podem refletir a cultura da empresa, demonstrando o quanto a equipe é valorizada. Esta sala de reunião na WeWork Nogizaka em Tóquio, no Japão, oferece algumas cadeiras baixas, posicionadas de frente umas para as outras, em um espaço revestido de madeira de compensado leve. O espaço é cercado por estantes que cobrem as paredes do piso ao teto, criando a sensação de um ambiente de biblioteca ou sala de estar acolhedora. Um sofá longo e macio e assentos baixos compõem esta sala de reunião na WeWork Ing. Enrique Butty em Buenos Aires, na Argentina. Uma grande obra de arte colorida e o teto pintado trazem claridade ao espaço, enquanto a parede de vidro fosco contribui com o clima descontraído. Este espaço de reunião na WeWork 11 Sanlitun Lu em Pequim, na China, é composto por alguns sofás nos quais a equipe pode se sentar e promover um debate formal ou informal. É separado do exterior não por paredes de vidro e uma porta, mas por um material leve e colorido que proporciona uma sensação de espaço aconchegante e intimista, sem deixar de oferecer um certo nível de privacidade. Assim como nem todas as salas de reunião precisam de uma mesa, nem todas as salas precisam ficar envoltas em paredes de vidro. Na WeWork Iceberg em Tóquio, no Japão, esta sala de reunião foi cercada por paredes de concreto, resultando em um espaço com tom modernista que remete ao notável uso do concreto pelo arquiteto japonês Tadao Ando, vencedor do Prêmio Pritzker. Artigos relacionados Como a colaboração acontece de várias formas, os espaços que a acomodam também devem ser diversificados. Um mix de opções proporciona aos seus funcionários a flexibilidade de escolher a mais adequada. Já foi demonstrado que isso resulta em trabalhadores mais felizes e engajados. E conforme o grau de conforto e produtividade aumentam, o mesmo acontece com seus negócios. A WeWork oferece soluções de espaço que ajudam a resolver os maiores desafios de empresas de todos os tamanhos. Repensando seu espaço de trabalho?